Bestuurssamenstelling

Beleidsplan 2024-2030

BELEIDSPLAN 2024-2030 STICHTING VRIENDEN VAN HOOGLANDERVEEN

Inhoud

1. Inleiding

2. Strategie

3. Beleid

4. Beheer

1. Inleiding

De Stichting Vrienden van Hooglanderveen is de rechtsopvolger van de Stichting Vrienden van zorgcentrum voor ouderen Sint Jozef in Hooglanderveen, en heeft een ruimere doelstelling dan de rechtsvoorganger in de statuten had vastliggen.

De koerswijziging van de stichting is ingegeven vanuit het algemene gevoelen dat de dorpsgemeenschap zoals die bestond door de komst van Vathorst en door ontwikkelingen binnen de R.K. Kerk onder druk is komen te staan, waardoor het gevaar bestaat dat afbreuk wordt gedaan aan voorzieningen, saamhorigheid en solidariteit. De stichting wil ervoor waken dat deze waarden in de dorpsgemeenschap geborgd blijven. 

2. Strategie

Kernprincipes

Volgens artikel 2 van de statuten heeft de Stichting ten doel:

- Het verlenen en faciliteren van financiële steun inzake het materieel en geestelijk welzijn van de bewoners van Hooglanderveen in aangelegenheden de Locatieraad St. Joseph van de Onze Lieve Vrouw Parochie Amersfoort betreffende, daar waar de kosten niet binnen het raam van de daarvoor geldende (overheids)budgetten kunnen of mogen worden bestreden;

- De bevordering van de cultuurhistorische betekenis van het kerkgebouw en de pastorie door het in goede bouwkundige staat houden en door het bevorderen dat de parochiekerkfunctie gehandhaafd blijft;

- Het behoud van het bijzondere karakter van het dorp Hooglanderveen;

- Al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords.

De stichting heeft uitdrukkelijk niet ten doel het maken van winst door deelname aan het economisch verkeer. Als bij ontbinding van de stichting een batig liquidatiesaldo aanwezig is vervalt dit volgens artikel 12 van de statuten aan een doel dat zoveel mogelijk overeenkomt met het doel van de stichting.

Missie

De missie van de Stichting Vrienden van Hooglanderveen is het borgen van het dorpskarakter van Hooglanderveen, waarbij cultuur, religie, saamhorigheid en solidariteit binnen de gemeenschap het uitgangspunt vormen.

Werkzaamheden

De Stichting Vrienden van Hooglanderveen houdt zich bezig met het in financiële zin steunen van initiatieven die ten goede komen aan de doelstellingen zoals die in de statuten vastliggen. Hiertoe worden aanvragen die uit de gemeenschap Hooglanderveen komen (dat kan kerkelijk, particulier of uit het verenigingsleven zijn) beoordeeld op de mate waarin zij bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van de Stichting. Als dat in voldoende mate het geval is wordt de aanvraag gehonoreerd.

Om aan deze financiële vragen te kunnen voldoen werft de Stichting gelden in de vorm van met name subsidies, bijdragen, donaties, schenkingen, erfstellingen en legaten.

3. Beleid

 Te verrichten werkzaamheden van de Stichting

Onderstaand een overzicht ter indicatie van reguliere, eenmalige donaties en investeringen: 

Communicatie

Onder communicatie verstaan we:

‘ het overdragen van informatie van en naar belanghebbenden.’

Belanghebbenden zijn interne en externe partijen.

Als randvoorwaarde voor de communicatie van de stichting geldt dat deze moet voldoen aan eisen die door derden (overheid) worden gesteld om blijvend te voldoen aan de ANBI status.

Interne communicatie bestaat uit bestuursvergaderingen en het vastleggen van de notulen ervan, onderling mailverkeer met betrekking tot ondersteuningsaanvragen en financiële informatie.

Externe informatie zal gedeeld worden via de website www.stichtingvriendenvanhooglanderveen.nl duidelijke herkenbaarheid bij activiteiten van onze ondersteuning, jaarlijks verslag van de ondersteunde activiteiten in de lokale pers, folders en dergelijke.

Een belangrijk onderdeel van de externe communicatie betreft het aanvragen door verenigingen e.d. van financiële ondersteuning door de Stichting Vrienden van Hooglanderveen voor hun activiteiten. Deze moeten gedaan worden hetzij via de secretaris dan wel de penningmeester van de Stichting. De aanvraag moet een beschrijving bevatten van de activiteit alsmede de financiële dekking door de vragende partij ervan. Al dan niet ondersteuning wordt schriftelijk aan de aanvrager meegedeeld.

Archivering

Notulen van bestuursvergaderingen, de jaarlijkse financiële verslaglegging en de dossiers van de aanvragen tot ondersteuning worden per jaar gearchiveerd op een externe digitale gegevensdrager. De bewaartermijn is conform de daarvoor geldende overheidsregels. Kopieën van het archief worden aangehouden door 2 bestuursleden van de Stichting, bij voorkeur secretaris en penningmeester.

Werving van gelden

Zoals beschreven onder werkzaamheden werft de Stichting gelden door middel van subsidies, bijdragen, donaties, schenkingen, erfstellingen en legaten.

Aanvragen van subsidies worden in het bestuur besproken en gedaan door de penningmeester. Via de website en onze externe communicatie via de overige media zal steeds nadrukkelijk gerefereerd aan de genoemde mogelijkheden om onze stichting financieel te ondersteunen. Daarbij is het belangrijk dat de huidige ANBI status van de Stichting gehandhaafd wordt.

Indien gewenst kan het voorkomen dat de voorzitter van het Bestuur contact opneemt met mogelijke geldschenkers.

Beschikken over vermogen van de Stichting

Het bestuur van de Stichting bestaat uit minimaal vier leden, die uit hun midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester hebben benoemd. Alle vergaderingen van de Stichting worden daarnaast bijgewoond door drie commissieleden. De besluitvorming vindt plaats door bestuurs- en commissieleden gezamenlijk. Binnen het bestuur en de commissie zijn zowel vertegenwoordigers van het zorgcentrum en de kerk benoemd, als mensen met een andere band met de dorpsgemeenschap in Hooglanderveen.

Het vermogen van de Stichting is onderverdeeld in drie doelvermogens, namelijk:

- Doelvermogen toekomend aan het zorgcentrum voor ouderen Sint Jozef;

- Doelvermogen toekomend aan het kerkgebouw en de Locatieraad St. Joseph van de Onze Lieve Vrouw Parochie Amersfoort;

- Doelvermogen toekomend aan behoud van het dorpkarakter van Hooglanderveen.

De penningmeester deelt ingekomen gelden toe aan deze doelvermogens. Indien de gever een doelvermogen heeft aangewezen dan wordt dit gevolgd. Is geen doel aangewezen dan wordt het bedrag in eerste instantie aan de algemene middelen toegevoegd, waarna in de vergadering het bedrag wordt toegerekend aan een of meerdere doelen.

Zowel particulieren als verenigingen of instellingen kunnen een beroep doen op de Stichting. Het bestuur en de commissieleden beoordelen de aanvraag, waarbij voorop staat dat het project in voldoende mate recht moet doen aan de doelstellingen van de Stichting. Vervolgens wordt het voorstel in stemming gebracht. Dit kan binnen de reguliere bestuursvergadering, maar ook door consultatie van de bestuurs- en commissieleden via internet. Bij meerderheid van stemmen wordt de aanvraag gehonoreerd. Hierbij tellen de stemmen van de commissieleden even zwaar als de stemmen van de bestuursleden.

Na afloop van het kalenderjaar geeft de penningmeester een overzicht van de bezittingen en schulden per einde van het vorige kalenderjaar en een overzicht van de inkomende en uitgaande gelden. Op dat moment wordt nogmaals door het bestuur getoetst of in voldoende mate recht is gedaan aan de doelstellingen van de Stichting. 

4. Beheer

 Vermogensbeheer

Het beleid in het kader van het beheer van het vermogen is gestoeld op het uitgangspunt dat er niet gespeculeerd wordt met de beschikbare gelden. In de uitvoering betekent dit het volgende:

- Indien het saldo van het beheerd vermogen kleiner is dan € 150.000 dan wordt het bedrag gestald op een spaarrekening

- Indien het saldo van het beheerd vermogen groter is dan € 150.000 dan wordt het bedrag belegd volgens het beleggingsbeleid van huisbankier Rabobank conform profiel “Zeer defensief”.

- Daarnaast geldt dat het rendement op het vermogen in eerste instantie wordt toegevoegd aan de algemene middelen om de beheers- en administratiekosten van de stichting te bekostigen.

Kostenstructuur

De Stichting maakt een aantal kosten in het kader van het verwerven en behouden van naamsbekendheid. Daarnaast worden enkele kosten van vermogensbeheer gemaakt. Deze kosten vormen een zeer gering deel van de bestedingen van de Stichting. Uit de jaarlijkse staat van baten en lasten kan de verhouding tussen deze kosten en de bestedingen van de Stichting worden afgeleid.

Beloning beleidsbepalers

De bestuurs- en commissieleden van de Stichting ontvangen geen vergoeding of vacatiegelden. Als daartoe aanleiding is, kan een bestuurs- of commissielid de door hem in het kader van zijn taak gemaakte kosten declareren, onder overlegging van het betalingsbewijs. Tot op heden is van deze bevoegdheid geen gebruik gemaakt.

Administratieve organisatie

De secretaris is verantwoordelijk voor alle externe communicatie en de vastlegging daarvan. De agenda voor de bestuursvergaderingen en de notulen daarvan worden door de secretaris opgesteld en na goedkeuring in het archief opgenomen. De penningmeester is verantwoordelijk voor alle financiële handelingen en stukken. Na goedkeuring door het bestuur van de balans en staat van baten en lasten over een kalenderjaar worden deze stukken in het archief opgenomen.